Local de trabalho organizado

Um local de trabalho organizado evita a perda de documentos, melhora o clima organizacional, pois cria um ambiente mais confortável, harmonioso e saudável, evita desperdício de tempo e custo, facilita o manuseio dos objetos, logo aumenta a produtividade, além de dar uma boa impressão para os investidores, clientes e funcionários.

Compare os escritórios:

Imagem: Desorganizados anônimos e Iesen Design

Com certeza trabalhar no segundo ambiente é mais agradável e produtivo.

Abaixo algumas dicas para organizar o ambiente:

Descarte o desnecessário – Retire móveis e objetos desnecessários que apenas ocupam espaço.

Imagem:Lady Mudanças

Organize os espaços – Padronize um espaço para cada objeto, podem ser utilizadas pastas, caixas organizadoras e divisórias ao organizar, apenas não esqueça de nomeá-las para facilitar a identificação.

Imagem:Dicas de Mulher

Limpe – Limpe tudo e consuma alimentos em local próprio para isso, mantenha sempre o lixo por perto, para evitar que ele se acumule nas mesas.

Imagem: Daico

Utilize os recursos do computador – Mantenha a mesa limpa, com o mínimo de papéis, enfeites, fotos e outros objetos, o local de trabalho não é a sua casa, uma dica para quem trabalha em frente ao computador é explorar os recursos digitais, por exemplo, opte por utilizar o calendário do computador ao invés do calendário de mesa, utilize a calculadora do computador ao invés da calculadora física, post-its digitais, aplicativos de agenda, entre outros, eles ocupam menos espaço e além de serem práticos.

Imagem:Fatima ChuEcco

Organize os arquivos digitais – Quando falamos de organização pensamos geralmente apenas na organização do ambiente físico, entretanto os arquivos digitais também precisam estar organizados de forma a favorecer sua recuperação, algumas sugestões:

• Nomeie os arquivos com nomes padrão, seja especifico, por exemplo (Nome do cliente, data, local).
• Crie pastas para agrupar arquivos semelhantes, por exemplo crie uma pasta para fotos, outra para vídeos ou uma pasta para cada cliente.
• No desktop salve o mínimo de arquivos e pastas, essa é a tela inicial do computador, salve nela os arquivos que precisam de maior visibilidade para um acesso rápido e fácil, dê preferência para salvar nela os programas e documentos utilizados com maior frequência.
• Delete os arquivos desnecessários.
• Faça backup com frequência para garantir a proteção dos arquivos.

Imagem:Memorias, Cola e Papel

É importante enfatizar que para que a organização seja mantida, essas ações devem realizadas frequentemente. 

Aprender a escutar

Imagem: Site A Paz do Senhor Jesus

“Falar é uma necessidade, escutar é uma arte.” Johann Goethe

Na agitação do dia a dia, muitas vezes não escutamos o que as pessoas querem nos dizer, queremos ser escutados, mas não queremos escutar os outros, em função disso, muitos problemas acabam surgindo entre as pessoas, pois um não entende a mensagem do outro. Com uma escuta ativa, poderíamos reduzir um grande número de problemas nas empresas, famílias e outros grupos de pessoas.

Para que o processo de comunicação seja eficaz, deve-se ter um emissor que seja assertivo, uma mensagem clara e um receptor atento.

Normalmente vemos grandes incentivos para aperfeiçoamento do emissor, como cursos de oratória, dicção e postura, porém para o aperfeiçoamento do receptor não vemos qualquer incentivo.

Explicarei mais adiante como desenvolver uma escuta ativa, mas antes quero esclarecer a diferença entre o ato de ouvir e escutar, apesar de serem ações muito semelhantes, o ouvir é algo espontâneo, ouvimos um cachorro latindo, o som do relógio despertando, o trovão, ou seja, para ouvir não precisamos de esforço algum, pois é uma ação instintiva. Enquanto, escutar é ouvir o outro com empatia, entendendo a mensagem e interpretando as informações. 

Escutar é uma habilidade e como toda habilidade precisa ser desenvolvida com esforço e disciplina, ouvir muitas pessoas podem, porém escutar poucos conseguem. 

Para desenvolver uma escuta ativa precisamos:

• Permitir que o outro se expresse – Não interrompa as pessoas e não se apresse em dar uma resposta antes que o outro termine sua fala. Quando você interrompe a fala de alguém, isso mostra que você não tem interesse no que a pessoa está falando, além de ser desrespeito e falta de educação, mostra que o que você tem para dizer é mais importante do que o outro tem para falar.
• Manter o Foco - Quando alguém estiver falando com você, tenha o foco naquela pessoa, olhe para ela, não se distraia olhando ao redor, vendo o relógio ou mexendo no celular, por exemplo.
• Empatia - Coloque-se no lugar do outro, procure compreendê-lo sem fazer julgamento e tirando conclusões precipitadas.
• Obtenha informações - Enquanto o outro estiver falando obtenha o máximo de informações, se não entendeu algo, peça esclarecimentos.
• Observe o outro - Em uma escuta ativa, tanto a linguagem verbal como a não verbal devem ser consideradas, para isso, não despreze nenhuma palavra, observe a entonação das palavras, os gestos, a postura e o olhar, pois tudo isso te dará uma compreensão mais ampla.
• Reflita - Por fim, silencie-se, reflita, interprete a mensagem que foi transmitida e se necessário expresse sua opinião. Com uma escuta ativa, compreensão e suas respostas serão mais eficazes. 

Gerenciando as atividades com relação ao tempo

Imagem: Animated Cartoon Clock

Um dos maiores desafios do profissional moderno é o gerenciamento de suas atividades com relação ao tempo, temos uma grande cobrança por produtividade e eficiência, tudo é cronometrado, nenhum minuto pode ser desperdiçado. Pensando nisso, escrevi um texto sucinto e convido você a investir seu tempo nessa leitura, acredito que após a leitura você aprenderá como aproveitar melhor o tempo.

Geralmente com a correria do dia-a-dia, temos a impressão de que o tempo que temos é insuficiente, mas acredite o problema não está no tempo, mas em como administramos nossas atividades em relação ao tempo.

Temos que ter consciência que nós temos várias áreas na nossa vida, por exemplo, área familiar, espiritual, física, mental, social, intelectual e para cada uma dessas áreas precisamos dedicar uma parte do nosso tempo de modo que nossa vida seja administrada integralmente.

O tempo é irreversível e incontrolável, por exemplo, se dedicamos muito tempo cuidando da área intelectual e esquecemos de cuidar da saúde física, com o passar do tempo as doenças tenderão a aparecer, portanto não negligencie o tempo com nenhuma das áreas, pois se não tratadas em tempo oportuno, no futuro elas trarão problemas.

Recorro as palavras de Benjamin Franklin para te fazer uma pergunta: "Você ama a vida? Então não desperdice o tempo, porque é desse material que a vida é feita."

Franklin explicou bem, tempo é vida, por isso o tempo deve ser valorizado, desfrutado, aproveitado ao máximo, pois um segundo perdido, nunca mais poderá ser recuperado, o tempo que passou não volta mais. Reflita a respeito de como você tem utilizado o tempo, não gaste seu tempo com coisas desnecessárias, mais utilize-o em atividades proveitosas.

Um profissional que saiba administrar suas atividades, reduz as preocupações, diminui o estresse, aumenta a produtividade, tem uma melhor qualidade de vida, o que por consequência contribuirá para o aumento de sua longevidade e progresso em todas as áreas da vida.

Porém, para administrar eficientemente as atividades que temos, não basta fazer apenas uma listagem simples das atividades a serem executadas, mas uma administração eficaz consiste em uma correta interpretação das prioridades, no foco nas atividades, na eliminação ou diminuição das interrupções e determinação de prazos para a execução de cada uma das atividades.

Portanto, comece organizando suas atividades conforme o grau de importância delas, estabeleça prioridades e foque nelas. Procure eliminar as tarefas, se possível, assim que surgirem, não deixe para resolver mais tarde. 

Execute em primeiro lugar as atividades urgentes, logo depois as atividades importantes e por fim as que não são importantes. Algo que evidencia as pessoas que administram de forma errônea as suas atividades é o excesso de atividades urgentes, se você tem dedicado muito tempo as atividades urgentes, isso significa que antes estas atividades eram importantes e não foram tratadas, por fim se tornaram urgentes por consequência da demora na resolução delas.

Existem alguns métodos que podem nos ajudar na organização das atividades, como agendas, calendários, post-its, blocos de anotação, aplicativos para celulares e muitos outros. Escolha um método que melhor se adapte à sua necessidade, ao criar o hábito de registrar as atividades diminui-se o risco de esquecimento, imprevistos e favorece o processo de organização mental.

Evite também sair do foco, se possível concentre-se apenas em uma atividade, você será mais produtivo. Para isso, tenha um objetivo, estabeleça metas, formule planos de ação e execute-os.

Para ter um melhor aproveitamento do tempo, evite distrações, como por exemplo, o telefone que toca a todo instante, um colega de trabalho que está sempre querendo conversar, a televisão, o rádio, as redes sociais, etc.

Evite também ficar ocioso, lembre-se que o tempo perdido não volta mais, por isso se você estiver na empresa e o sistema parou de funcionar, aproveite para organizar os armários, fazer ligações, checar o seu progresso nas atividades do dia. Já na área pessoal, se você tem que ficar numa sala de espera de um consultório médico, por exemplo, aproveite para ler os e-mails, atualizar-se nas noticiais do mercado ou organizar as atividades para o próximo dia, o que não vale é ficar olhando no relógio vendo o tempo passar.

Termino este texto agradecendo a disponibilidade do seu tempo e desejando que cada uma dessas dicas possa contribuir para o melhor gerenciamento das suas atividades, proporcionando um aproveitamento eficaz do tempo e contribuindo assim para o seu progresso na vida. 

Obrigada e até a próxima! 

Profissional com diferencial competitivo

Imagem: Exclusivo

As empresas recebem inúmeros profissionais em busca de emprego, muitas pessoas concorrem por uma mesma vaga no mercado de trabalho e muitas delas tem a mesma formação acadêmica. O que garantirá que elas serão contratadas pelas organizações? A resposta para essa pergunta está no diferencial competitivo.

O diferencial competitivo, como o próprio nome já diz são características que o indivíduo tem que o torna único ou superior aos seus concorrentes, é aquela pessoa que tem algo a mais para oferecer. A empresa enxerga esse diferencial como um benefício, uma vantagem para contratá-lo.

Pode ser um diferencial o conhecimento, as habilidades, o comportamento, as experiências adquiridas, etc.

Dicas para ter um diferencial:

1) Autoconhecimento – Conhecer-se é fundamental, pois com este conhecimento você irá determinar seus pontos fortes e fracos e após o diagnóstico, irá criar estratégias de forma a intensificar os pontos fortes e reduzir os pontos fracos. É importante compreender que o diferencial competitivo não está naquilo em que você é fraco, nós nos diferenciamos naquilo em que somos fortes. Lembre-se não são os bons que se destacam, mas os melhores!

2) Vantagem para a empresa- Só será um diferencial competitivo aquilo que tem valor para a organização, por isso, fique atento as necessidades da empresa, as tendências no mercado, as inovações tecnológicas, acordos políticos, etc.

3) Atentar-se na concorrência – Um diferencial é aquilo que os outros não tem, por isso observe os demais profissionais que concorrem com você.

4) Ser notado – Um diferencial tem que ser algo notável, aparente e perceptível, portanto exponha-se com confiança ao falar sobre o seu diferencial, valorize-se, apresente os resultados das suas ações e mostre sua importância para a organização. Lembrando que sua apresentação deve transmitir credibilidade e não auto-exaltação. 

Plano em ação

Imagem:Anunciame

Ouvimos frequentemente sobre a importância de um bom planejamento, porém para ter sucesso não basta só planejar, mas também o fazer.

Os profissionais de sucesso são aqueles que tem a coragem de tirar o planejamento do papel e coloca-los em prática, são aqueles que assumem riscos e não são desmotivados pelo erro. Vejamos o exemplo de Tomas Edson, ele disse que não fracassou dez mil vezes para inventar a lâmpada, mas eliminou dez mil substâncias que não dão certo. O erro sempre será um risco, com o planejamento diminuímos o risco mais nunca o eliminamos.

O que não podemos fazer é desistir, se não colocarmos em prática nossas ideias, nunca saberemos se elas darão certo. Portanto, não use as desculpas para não agir, use os motivos para agir. Diz o provérbio que uma jornada de duzentos quilômetros começa com um simples passo.

Devemos planejar o suficiente e colocar em prática nossas ideias, se demorarmos muito, provavelmente esta ideia já estará ultrapassada ou alguém já a inventou.

Cuidado apenas para não agir somente pela emoção, um planejamento racional é fundamental para qualquer empreendimento, somente não demore muito em executar o que foi planejado, não basta só planejar, coloque o plano em ação!